การจัดการธุรกิจสมัยใหม่

การจัดการธุรกิจสมัยใหม่
โดย นายจำลักษณ์ ขุนพลแก้ว

ถึงเวลาที่วิสาหกิจไทยต้องปรับตัวเปลี่ยนแปลงเพื่อรับมือกับการแข่งขันที่เป็นสากลมากขึ้น โดยนำเอาวิธีการบริหารจัดการเข้ามาประยุกต์ใช้ การจัดการธุรกิจสมัยใหม่ในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการจัดการที่เปลี่ยนแปลงอะไรมากมายไปจากการจัดการในศตวรรษที่ผ่านมาแต่อย่างใด เพราะหลักการและวิธีการปรับปรุงงานในอดีตล้วนแล้วแต่ส่งผลดีต่อองค์การที่ได้นำแนวคิดและวิธีการนั้นๆไปใช้แทบทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นวิธีการแบบญี่ปุ่น อาทิ 5S Kaizen JIT TQC หรือ TPM และการจัดการแบบตะวันตก อาทิ Re-Engineering Lean management TQM Benchmarking ERP หรือ CRM เพียงแต่ว่าหลักการจัดการที่ได้พิสูจน์แล้วว่าดีในช่วงปลายศตวรรษที่ผ่านมานั้นจะต้องบูรณาการให้เป็นระบบ และนำมาใช้สอดประสานกันอย่างลงตัว อาจเรียกว่าเป็น ระบบการจัดการแบบครบวงจร (Integrated Management System – IMS)
สรุปเป็นวลีสั้นๆได้ว่า จะต้องเป็นการจัดการที่เป็นระบบ ทันสมัย โปร่งใส และเทียบเคียงกับมาตรฐานอยู่ตลอดเวลา คำว่าเป็นระบบในที่นี้อาจกล่าวได้ว่าทำตามวงจรการบริหารงาน (หรือวงจรเดิมมิ่ง) PDCA (Plan Do Check Act) นั่นเอง โดยแผนกต่างๆในบริษัทเปรียบได้กับกลุ่มของเครื่องดนตรีแต่ละชนิดของวงดนตรีขนาดใหญ่ มีผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ควบคุมวง (Conductor) ถึงแม้ว่าแต่ละแผนกจะมีบุคลากรที่มีคุณภาพ มีความสามารถในการทำงานได้ดี แต่เมื่อต้องทำงานร่วมกับแผนกอื่นแล้วไม่สามารถเข้ากันได้ ก็ไม่ต่างกับวงออร์เคสตร้าที่เล่นเพลงคนละเพลง หรือเล่นเพลงเดียวกันแต่ไปคนละคีย์คนละจังหวะ แบบนี้เห็นทีคงไม่มีใครฟัง ในขณะเดียวกันระบบก็จะต้องมีความทันสมัย หมายถึงยืดหยุ่นเพียงพอที่จะเปลี่ยนแปลงได้ทันกับสถานการณ์รอบข้าง ไม่ใช่ใช้วิธีการทำงานแบบเดิมๆเป็นเวลานานๆหลายปีโดยไม่มีการปรับปรุง ขณะเดียวกันต้องมีความโปร่งใส คือตรวจสอบได้ สามารถรับรู้ได้ถึงสถานะและความเป็นไปของการบริหารงานภายในตลอดเวลา สิ่งเหล่านี้แสดงออกมาได้ผ่านตัวชี้วัดที่เหมาะสม (Key Performance Indicators) และเปรียบเทียบกับมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้อยู่เสมอ รวมถึงการเทียบเคียง (Benchmark) กับตัวอย่างที่ดีกว่า หรือดีที่สุด (Best Practices) ในเรื่องนั้นๆ
เขียนมาซะยืดยาวขอเข้าเรื่องอธิบายความถึงขั้นตอนของระบบการจัดการสมัยใหม่ ดังนี้
เริ่มที่ลูกค้า (Customer needs and values) สำรวจความต้องการและแนวทางการตอบสนองต่อลูกค้า เช่น คุณค่าของสินค้าที่ต้องการ ความพึงพอใจที่ผ่านมา ข้อร้องเรียนที่มี การจัดทำฐานข้อมูลและรักษาฐานลูกค้าเดิมไว้ และการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อลูกค้า
รู้สถานะตนเอง (Business Assessment) นั่นคือต้องวิเคราะห์เพื่อหาสถานะปัจจุบันของตนเอง ที่ภาษานักธุรกิจเรียกว่า วิเคราะห์หา SWOT (จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค)
สร้างภาพฝัน (Vision, Mission and Value) เมื่อรู้สถานะและความต้องการของลูกค้าแล้ว ผู้บริหารก็ควรจะร่วมกันฝัน แล้วก็ฝัน ว่าอีก 4-5 ปีข้างหน้าธุรกิจของเราจะไปอยู่ในตำแหน่งใดในตลาด ผู้นำ ผู้ตาม(อันดับ 2 หรือ 3) จะทำอะไร เพื่อใคร และทำไม (ฝันที่ดีต้องตอบคำถาม 3 ข้อนี้ให้ได้นะ) แล้วก็ทำนายฝันออกมาเป็นข้อๆ ที่เรียกว่า ภารกิจ หรือสิ่งที่จะต้องทำ
หาทางไป (Strategic Plan) เมื่อทำนายฝันเป็นข้อๆได้แล้ว ก็มาคิดหาทางให้ฝันนั้นเป็นจริง โดยกำหนดเป็นกลยุทธ์ เพื่อลดช่องว่าง (Gap) หรือระยะห่างระหว่างปัจจุบันกับความฝัน
จัดทำแผน (Business Plan) เมื่อมีกลยุทธ์แล้วก็นำมาจัดทำแผนธุรกิจ หรือจะเรียกว่าแผนงานก็ไม่ผิดกติกา เพื่อจะได้รู้ว่าใครทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร และที่สำคัญจะต้องใช้งบประมาณสนับสนุนแผนงานนั้นๆมากน้อยแค่ไหน ถึงขั้นตอนนี้ก็คงพอเห็นภาพแล้วว่าในปีหนึ่งจะต้องทำอะไรบ้าง แล้วใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไร อาจเรียกแผนธุรกิจนี้ว่าเป็นแผนที่ในการเดินทาง หรือโน้ตดนตรีสำหรับวงดนตรีเพื่อให้บรรเลงเพลงสอดประสานกันก็ได้
ตั้งเป้าหมาย (Strategic Objectives) เมื่อได้แผนงานหรือแผนที่เดินทางแล้ว ควรระบุเป้าหมายของการเดินทางให้ชัดเจนว่าจะไปถึงแค่ไหนอย่างไร ทั้งเป้าหมายใหญ่ (Goal) และเป้าหมายย่อย (Target)
กำหนดตัวชี้วัด (Critical Performance Measures) จากนั้นกำหนดตัวชี้วัดที่เหมาะสมและสอดคล้องกับเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้
ค้นหาตัวผลักดัน (Analyze Performance Drivers) วิเคราะห์ดูว่ามีปัจจัยอะไรบ้างที่จะช่วยผลักดันให้แผนงาน และเป้าหมายที่ตั้งไว้บรรลุผล แล้วให้ความสนใจใส่ใจปัจจัยนั้นอยู่เสมอ
ลงมือปฏิบัติ (Process Improvement) วางแผนดีแค่ไหน ถ้าไม่ลงทำก็จบกัน แบบที่เรียกว่า Plan นิ่งไง
ทบทวนผลลัพธ์ (Management Review) เมื่อลงมือปฏิบัติไปในช่วงเวลาหนึ่ง ก็ควรมีการตรวจสอบผลลัพธ์ที่ได้กับเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ว่าเร็วหรือช้ากว่าแผนงาน ถ้าเร็วกว่าก็โล่งใจ แต่ถ้าช้ากว่าก็ต้องเร่งมือ หาทางแก้ไขปรับปรุงกันใหม่อาจจะมีผิดพลาดในขั้นตอนไหน หรือสภาพแวดล้อมรอบข้างเปลี่ยนไป
ทำจนครบทุกขั้นตอนแล้ว ก็ย้อนกลับไปทำใหม่แบบนี้รอบแล้วรอบเล่า ธุรกิจของคุณก็จะแข็งแกร่ง เป็นระบบ ทันสมัยโปร่งใสและเทียบเคียงได้กับธุรกิจระดับโลกครับ



ที่มา http://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=3&ved=0CF0QFjAC&url=http%3A%2F%2Fwww.bqiconsultant.com%2Fprivate_folder%2Fdetrail%2F09000101.doc&ei=DIv_T_v8GcqzrAfw-vGcBg&usg=AFQjCNHuxbYPhD5lJKOK-AH3yn_UlasETg&sig2=WT2moxuFE-NwZi2u2aZntg